Τμήμα Προμηθειών και Αποθήκης
α. Αρμοδιότητες Προμηθειών – Υπηρεσιών
1. Σχεδιάζει τις εσωτερικές διαδικασίες για την κατάρτιση του προγράμματος απαιτουμένων προμηθειών και υπηρεσιών του Δήμου, συγκεντρώνει τις αιτήσεις των διοικητικών μονάδων, και διαμορφώνει περιοδικά προγράμματα για την προμήθεια κάθε είδους υλικών, εξοπλισμού και υπηρεσιών και εισηγείται αυτά για έγκριση στα αρμόδια όργανα του Δήμου ( υλικά για την εκτέλεση
τεχνικών έργων, ανταλλακτικά, λιπαντικά, καύσιμα, λιπάσματα, φυτοφάρμακα, μηχανήματα, εργαλεία, έπιπλα, είδη γραφείου, μισθώσεις μεταφορικών μέσων, ασφαλίσεις κ.λπ.).
2. Συντάσσει μελέτη – τεχνικές προδιαγραφές για τις προμήθειες και γενικές υπηρεσίες που αφορούν το σύνολο των υπηρεσιών του Δήμου οι οποίες δεν απαιτούν ειδικές γνώσεις (γραφική ύλη, είδη καθαριότητας, κ.τ.λ.). Για τα είδη που απαιτείται ειδική γνώση (καύσιμα, τρόφιμα κ.τ.λ.), θα προγραμματίζει και θα συγκεντρώνει τις επιμέρους τεχνικές εκθέσεις των αρμοδίων υπηρεσίων
ή των Νομικών προσώπων του Δήμου, κατά περίπτωση, και θα προβαίνει στη σύνθεση της ενιαίας μελέτης.
3. Διενεργεί τις διαδικασίες για την ανάθεση των προμηθειών και των συμβάσεων παροχής υπηρεσιών, μετά την αποστολή των φακέλων σύμβασης με τα προβλεπόμενα από την νομοθεσία στοιχεία, από τις αρμόδιες καθ’ ύλη υπηρεσίες. Ήτοι, μεριμνά για την κατάρτιση των τευχών δημοπράτησης, των συμβάσεων και όλων των αποφάσεων. Εισηγείται τη συγκρότηση όλων των
επιτροπών που απαιτούνται (διενέργειας διαγωνισμών, αξιολόγησης των προσφορών και παραλαβής των ειδών) στο κάθε φορά αρμόδιο αποφαινόμενο όργανο του Δήμου, και γενικά μεριμνά για όλα τα ζητήματα που αφορούν την εκτέλεση κάθε προμήθειας ή υπηρεσίας μέχρι την οριστική παραλαβή της, σύμφωνα πάντοτε με τις ισχύουσες διατάξεις και κανονισμούς, σε συνεργασία με τις αρμόδιες κάθε φορά οργανικές μονάδες του Δήμου, ανεξαρτήτως πηγής χρηματοδότησης.
4. Τηρεί τους φακέλους των συμβάσεων προμηθειών (αρχείο προμηθευομένων ειδών, αρχείο προμηθευτών, αρχείο φακέλων προμηθειών και υπηρεσιών, αρχείο προμήθειας παγίων). Οι φάκελοι σύμβασης υπηρεσιών τηρούνται από τα αρμόδια κάθε φορά τμήματα του Δήμου.
5. Συγκεντρώνει τα δικαιολογητικά των γενόμενων προμηθειών και τα υποβάλλει στο Τμήμα Προϋπολογισμού, Μισθοδοσίας, Λογιστηρίου και Εκκαθάρισης για την εκκαθάρισή τους.
6. Διαβιβάζει τα τιμολόγια με τους σχετικούς φακέλους των διαγωνισμών στο Τμήμα Προϋπολογισμού, Μισθοδοσίας, Λογιστηρίου και Εκκαθάρισης.
7. Διενεργεί έρευνες αγοράς για την τεκμηρίωση της διαθεσιμότητας των ειδών που ενδιαφέρουν το Δήμο και τη λήψη στοιχείων τιμών προμήθειας ή υπηρεσίας.
β. Αρμοδιότητες Αποθήκης
1. Μεριμνά για την παραλαβή από τις αντίστοιχες Επιτροπές Παραλαβής των κάθε είδους υλικών, παγίων (μηχανήματα – εξοπλισμός) ή αναλωσίμων που απαιτεί η λειτουργία του Δήμου και τη διάθεσή τους στις υπηρεσίες του Δήμου, με βάση τις εντολές των προϊσταμένων των τμημάτων.
2. Τηρεί τα υπό του νόμου προβλεπόμενα βιβλία εισαγωγής και εξαγωγής υλικών εκδίδοντας τα δελτία εισαγωγής κατά την προμήθεια νέου εξοπλισμού και υλικών και δελτία εξαγωγής αντίστοιχα, κατά την παράδοση αυτών στις αρμόδιες Διευθύνσεις και Τμήματα καθώς και καρτέλες κατά κωδικό και αριθμό όλου του εξοπλισμού και των υλικών του Δήμου.
3. Μεριμνά για την ενημέρωση των διαχειριστικών βιβλίων των αποθηκών (κατά ποσότητα και αξία) με τα εισαγόμενα και εξαγόμενα είδη, και την τήρηση των διαδικασιών χορήγησης των ειδών που τηρούνται στα αποθέματα των αποθηκών του Δήμου, καθώς και για την ταξινόμηση των υλικών, του εξοπλισμού και των ανταλλακτικών για την ευχερή και έγκαιρη διακίνησή τους.
4. Παρακολουθεί τα αποθέματα των αποθηκών και διατυπώνει εισηγήσεις για την ανάγκη ανανέωσής τους. Συνεργάζεται σχετικά με τις δοικητικές υπηρεσίες που κάνουν χρήση των υλικών των αποθηκών.
5. Τηρεί το αρχείο των παγίων κινητών περιουσιακών στοιχείων του Δήμου (μηχανήματα, οχήματα, συσκευές, εξοπλισμός κ.λπ.) και εκτελεί την κατανομή των παγίων αυτών στις υπηρεσίες του Δήμου.
6. Τηρεί τις διαδικασίες χαρακτηρισμού υλικών ως αχρήστων ή ως υλικών που πλεονάζουν και τήρηση των διαδικασιών καταστροφής, απομάκρυνσης ή εκποίησης των υλικών αυτών σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις, σε συνεργασία με τις οργανικές μονάδες του Δήμου.
7. Μεριμνά για την τήρηση των διαδικασιών των περιοδικών απογραφών των κάθε είδους υλικών και εξοπλισμού του Δήμου.
8. Είναι πάντοτε ενήμερο επί του αριθμού των μηχανημάτων / εξοπλισμού κατά είδος και την υπηρεσία στην οποία έχουν διατεθεί.
9. Βρίσκεται σε στενή συνεργασία με το Τμήμα Προϋπολογισμού, Λογιστήριου και Εκκαθάρισης για την τήρηση του Διπλογραφικού Συστήματος.
Επικοινωνία
Ευθυμιάδου Μαργαρίτα / Προϊσταμένη Διεύθυνσης efthimiadou@oraiokastro.gr 231330 – 4013
Μεζέ Αμαλία meze@oraiokastro.gr 231330 – 4086
Πέτσου Γαρυφαλλιά petsou@oraiokastro.gr 231330 – 4036
Κυργάκη Μαρία kirgaki@oraiokastro.gr 231330 – 4058
Κοσμολιάπτση Άννα kosmoliaptsi@oraiokastro.gr 231330 – 4054
